Question
विकेंद्रीकृत फाइलिंग (Decentralized Filing) क्या है? इसके लाभों की चर्चा कीजिए और उन परिस्थितियों की चर्चा कीजिए जहाँ यह केंद्रीकृत फाइलिंग की तुलना में अधिक उपयुक्त होती है।
Answer :
Word Count : 663
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विकेंद्रीकृत फाइलिंग (Decentralized Filing) वह व्यवस्था है जिसमें किसी संगठन के सभी अभिलेखों और फाइलों को एक ही केंद्रीय स्थान पर रखने के बजाय विभिन्न विभागों, शाखाओं अथवा इकाइयों में उनकी आवश्यकता के अनुसार सुरक्षित एवं व्यवस्थित रखा जाता है। प्रत्येक विभाग अपनी कार्यप्रणाली से संबंधित दस्तावेजों का वर्गीकरण, संरक्षण, अद्यतन तथा उपयोग स्वयं करता है। इस व्यवस्था में फाइलों के रख-रखाव की जिम्मेदारी संबंधित विभाग या अनुभाग पर होती है। बड़े संगठनों, बहु-शाखीय संस्थानों तथा ऐसे कार्यालयों में जहाँ विभिन्न विभाग स्वतंत्र रूप से कार्य करते हैं, वहाँ यह प्रणाली विशेष रूप से उपयोगी सिद्ध होती है। विकेंद्रीकृत फाइलिंग का सबसे बड़ा लाभ यह है कि आवश्यक फाइलें संबंधित विभाग में ही उपलब्ध रहती हैं, जिससे उन्हें प्राप्त करने में समय की बचत होती है। कर्मचारियों को किसी केंद्रीय अभिलेखागार से फाइल मंगाने की आवश्यकता नहीं पड़ती, परिणामस्वरूप कार्यों का निष्पादन शीघ्र और अधिक कुशलता से होता है। निर्णय लेने की प्रक्रिया भी तेज हो जाती है क्योंकि आवश्यक सूचनाएँ तुरंत उपलब्ध रहती हैं। इस प्रणाली का दूसरा महत्वपूर्ण लाभ विभागीय उत्तरदायित्व में वृद्धि है। प्रत्येक विभाग अपने दस्तावेजों के संरक्षण एवं अद्यतन के लिए स्वयं उत्तरदायी होता है। इससे रिकॉर्ड की शुद्धता, नियमित रख-रखाव तथा दस्तावेजों के उचित उपयोग पर अधिक ध्यान दिया जाता है। विभागीय कर्मचारी अपने कार्य से संबंधित अभिलेखों से भली-भाँति परिचित रहते हैं, जिससे दस्तावेजों की खोज और उपयोग अधिक प्रभावी हो जाता है। विकेंद्रीकृत फाइलिंग
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